念入りに準備して採用試験に臨んだ応募先から内定通知をいただけるのは、非常にうれしくありがたいことです。しかしやむを得ない事情が発生した場合や複数の病院・施設に応募している場合など、すぐに承諾の返事を出せないケースも少なくありません。

当記事では、就職・転職活動で看護師さんが内定通知を受けた後に行う手続きの具体的な流れや、守るべきマナーについて解説します。内定をいただいた応募先に失礼のない対応をしたいと考える看護師さんは、ぜひ参考にしてください。

まずは看護師さんの一般的な就職・転職の流れを理解し、全体的なイメージを掴んでおきましょう。

下記は、採用試験への応募から入職までの大まかなスケジュールです。

上記は転職する際の流れですが、新卒の場合は「現職場の退職」が「国家試験合格・卒業」に変わる程度の差であり、全体的な流れはほぼ同じとなります。

看護師さんの就職・転職では、最終面接が行われてから2～3日程度で採用・不採用の連絡が入ることが一般的です。2週間以上経過しても通知が来ないときは、こちらから問い合わせても問題ありません。

看護師の転職の流れとスケジュールの立て方

次に、内定通知が来た際と内定辞退・保留する場合の対応を解説します。

応募先から内定通知が届いたら、できるだけ早い段階で下記いずれかの返事をする必要があります。

入職を決めている場合、内定通知書とともに送付されてくる各種書類を確認し、問題がなければ内定承諾書の作成に入ります。書類に不備がある・内定辞退する・内定保留するといった場合は、担当者へのすみやかな連絡が必要です。

また、内定通知後に妊娠が発覚した場合も、必ず一報を入れましょう。転職先によって判断は分かれますが、入職時期や配属先を考慮してもらえる可能性があります。予定外の対応になることへのお詫びを述べたうえで、入職する意志を伝えることが大切です。

内定を辞退する場合、保留する場合のどちらであっても、できるだけ早く電話で直接連絡を入れることが大切です。電話で連絡が来た場合はその場で、メールや郵送の場合でも通知が来てから1週間以内には返事をするようにしましょう。

特に内定を辞退する場合、期限直前まで返答を先延ばしにする行為は相手方に大変失礼です。病院側は採用人数を決めたうえで募集をかけ、内定者が出た時点で研修や仕事の割り振りなどの受け入れ準備を始めます。辞退者が出れば新たに募集をかけ直し、スケジュールを調整し直さなければなりません。そのため内定をお断りする以上は、できる限り相手へ迷惑がかからないよう十分な配慮が大切です。

本命の結果が出るまで手続きを保留したい場合、内定をいただいたお礼と即座に承諾できない非礼を詫び、返事を待ってもらえるよう丁寧にお願いします。ただ内定先が保留を受け入れてくれたからといって、返事を遅らせすぎると内定取り消しとなる場合があるため注意が必要です。保留をお願いする際は先方が納得できる理由を添えたうえで、返答する期限を申し伝えましょう。

内定通知の方法や送られてくる書類の詳細は応募先によって異なりますが、手続きをスムーズに進めるために気を付けたいポイントは同じです。

ここでは、採用内定をいただけた応募先への入職を前向きに検討している看護師さんが押さえておきたい、内定承諾のポイントを簡単に紹介します。

下記は、採用が内定した後に行う手続きの大まかな流れです。

内定の通知方法は郵送・電話・メールなど、応募先によって異なります。応募要項に通知方法が記載されていない場合、面接時に確認するとよいでしょう。

内定後の手続き

応募先によって詳細は多少異なりますが、主に下記の書類が同封されます。

病院などから送られてくる書類には、添え状が同封されていることが一般的です。添え状と書類を照らし合わせ、不足がないか・返信期日はいつかなどを確認しましょう。

内定通知が来たら、どのような返答をする場合でもまず電話で連絡することが基本的なマナーとなります。できれば即日、遅くても1週間以内には返事をするようにしましょう。電話で意志を表明した後、内定承諾の場合は作成・送付します。自分で就職・転職活動を行っている場合は応募先の採用担当者、転職サービスを利用している場合はキャリアアドバイザーを介して行うことが一般的です。

応募先によっては内定承諾の返答期限を定めているところもあります。入職の意思があっても期限を過ぎると内定辞退と見なされて採用取り消しになるため、必ず早めに返答しましょう。保留を願い出る場合は、最終的な返答期限を申し出ると比較的受け入れられやすい傾向です。

希望する病院から内定が出たらすぐにでも承諾したいところですが、まずは一旦落ち着いて各種書類の記載事項に間違いがないか入念に確認しましょう。内定承諾の返答をする前にチェックするのは、内定承諾書と労働条件通知書の2枚です。

雇用者である病院は労働者となる看護師さんに労働条件を明示する必要があり、多くの場合は労働条件通知書に記載されています。病院によっては雇用契約書・入社誓約書・雇用条件契約書の一部に含まれるところもあります。

下記は、内定承諾書と労働条件通知書でチェックすべき項目です。

内定承諾書や労働条件通知書の内容に不備がある場合や不明瞭な点がある場合などは、すぐに担当者へ確認しましょう。入職後に条件のミスマッチが発覚してトラブルとならないためにも、内定承諾書を提出する前にしっかりと内容を確認することが大切です。

書類の内容をチェックし、問題なく入職できると確信したら、応募先に内定承諾の一報を入れましょう。次は内定承諾書の作成に入ります。内定承諾書は記入日・入社日・住所・氏名の4か所に記入・署名・捺印することが一般的です。

下記は、内定承諾書を記入する際の注意点となります。

なお、病院によっては記入日を提出日ではなく入職日にするよう指定する場合もあるため、同封の書類はくまなくチェックしましょう。

内定承諾書に必要事項を記入・捺印し、そのほかの指定された提出書類をそろえたらいよいよ提出です。内定通知に返信用封筒が同封されていれば、それを使用して返送します。

返信用封筒が同封されていない場合は、内定承諾書を折らずに封入できる「角型2号」を使用することが一般的です。ただし、送られてきたときに書類が折られていた場合は、その折り目通りに戻して封入できる封筒を選びましょう。色は白、厚手もしくは二重の封筒を選ぶと中身が透けません。

封筒の宛名書きは通常の郵便物とほぼ同じです。右上から郵便番号・住所・宛名を書いたら左上に切手を貼り、赤文字で「内定承諾書在中」と記入し赤線で四角く囲みます。差出人の情報は投函日の日付と合わせて裏面左に記載し、糊付けをしたら封字の「〆」を記入して完成です。

なお、病院もしくは部署宛てに送る場合は「◯◯御中」、採用担当者宛てに送る場合は「◯◯様」と記します。採用担当者の氏名が分からない場合は、「採用ご担当者様」と書いておけばOKです。返信用封筒を使用する場合も、「◯◯行」を書き換えるのを忘れないでください。

封入する書類は、添え状・お礼状・内定承諾書・その他書類の順に、クリアファイルに挟むと折れや濡れから守れます。配達トラブルを避けるためには、記録の残る簡易書留などを利用するとよいでしょう。

内定承諾書を返送する際、指定された書類に加えて添え状やお礼状を送るのが、一般的なマナーとされます。

本来、添え状とお礼状は異なる意味を持つものの、添え状にはお礼状の役割を含めることが可能です。担当者の読む手間を減らす意味でも、1枚にまとめたほうがよいでしょう。

ここでは、添え状・お礼状を書く際のポイントと例文を紹介します。

添え状・お礼状は、内定承諾書と同じサイズであればPCと手書きのどちらで作成しても問題ありません。字の綺麗さや読みやすさに自信がないのであれば、PCを使用したほうが無難といえるでしょう。

下記は、手書きとPCで添え状・お礼状を作成する際のポイントです。

【手書きの場合】

【PCの場合】

添え状・お礼状には、下記の内容を記載します。

あくまでも添え状が基本となるため、用紙1枚に収まるようにまとめることが大切です。

下記は、添え状・お礼状の例文です。

なお、上記はあくまでも例文です。実際に添え状・お礼状を作成するときは、必ず自分の言葉を付け加えるようにしましょう。

内定通知を受けた看護師さんが抱きやすい疑問は、主に下記の4つです。

ここでは、内定承諾に関するよくある疑問とその答えを紹介します。

なお転職サポートを利用されている方は、担当のキャリアアドバイザーに尋ねればほとんどの疑問は解決できるため、一度相談してみましょう。

内定承諾後であっても、入職を辞退できます。

ただし、内定承諾後の入職取り消しは、正式な契約を一方的に破棄する行為です。内定辞退によって何らかの損失を与えた場合、訴訟などのトラブルに発展することもあります。また、あまりにも身勝手な振る舞いで相手方の印象が悪くなった場合、別の職場に評判が波及しないとも限りません。

やむを得ない事情がある場合はともかく、一度内定承諾を告げた後の辞退は避けたほうが無難です。どうにもならない場合は一刻も早く電話連絡を入れ、お詫びの言葉とともに誠意ある態度でお断りしましょう。可能であれば、入職時期の延長をお願いするのも1つの方法です。

内定通知書や労働条件通知書などの内容に不備・不明点を見付けた場合は、すみやかに担当者へ確認を入れましょう。

内定通知には添え状が同封されていることが一般的なため、照らし合わせればどの書類が足りないか一目瞭然です。添え状に記載されている問い合わせ先に電話で連絡すれば、不足分の書類を送ってもらえます。

また、採用選考時に聞いていたのと異なる条件が記載されている場合も、すぐに担当者へ連絡しましょう。単純な記載ミスの場合だけでなく、双方に認識の違いが生じている場合もあるため、必ず確認する必要があります。

また、氏名に間違いがあった場合も同様です。採用内定通知書や労働条件通知書の氏名が間違っていた場合、そのまま手続きが進む傾向にあります。担当者へ連絡し、正しい氏名で送り直してもらいましょう。

a書類が届かないときは、下記の理由が考えられます。

内定に関する書類は、内定通知から1週間～10日前後に送付されることが一般的です。10日待っても届かない場合は、一度採用担当者に問い合わせましょう。この場合は電話・メールのどちらでも問題ありません。

採用通知や内定通知を発行していない病院でも、内定承諾書や雇用契約書に記入・捺印する手続きは求められます。通知を発行しないところは面接の場や電話で合否を告げる傾向にあるため、その場で確認しておくと安心です。

転職サービスを利用している場合、応募先とやり取りが必要になる多くの場面でキャリアアドバイザーが仲介してくれます。内定通知が出た場合もワンクッション入るため、内定を辞退したい場合や保留をお願いしたい場合も言い出しやすいでしょう。

また利用するサービスによって詳細は異なりますが、内定承諾後も仲介を続けてくれる・さまざまな相談に乗ってくれるところもあります。手厚いサポートが受けられるところに依頼すれば、内定後から入職までの手続きに加え、各種書類の書き方やお礼の伝え方などを相談することも可能です。

一般的に、採用・不採用の通知は面接を受けた数日後には行われます。採用となった場合、1週間～10日後には必要書類が送られてくるため、入念に内容を確認してから内定承諾書を作成して添え状などとともに返送しましょう。

転職サービスを利用しているのであれば、内定通知に関する細かな疑問や不安を抱いたとき、キャリアアドバイザーに相談することですぐに解消できます。「マイナビ看護師」では、内定を承諾する場合の条件確認や辞退・保留する場合の交渉も代行しております。今後の転職で内定後の手続きなどに不安を感じている方は、ぜひ「マイナビ看護師」へご相談ください。

※当記事は2022年8月時点の情報をもとに作成しています