【看護師向け】内定辞退のマナーと電話・メールの例文を紹介!|お役立ちガイド | 【マイナビ看護師】≪公式≫看護師の求人・転職・募集

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vol.042 キャリアアップの強化書

【看護師向け】内定辞退のマナーと電話・メールの例文を紹介!

2022.11.01 2022.11.09

就職・転職活動では、基本的に複数の施設に応募するため、一度内定をもらった施設に、やむを得ず「内定辞退」を伝えなければならないケースもあります。しかし、書類選考や面接などを通して「採用したい」と思ってくれた施設に対して内定辞退をするのは、多くの方にとって気が重い行為です。

当記事では、内定辞退を予定している方向けに、基本的なマナーやメール・電話別の注意点などを解説します。今後内定辞退を繰り返さないための方法も紹介するため、内定辞退に不安を感じている方は、ぜひ参考にしてください。

看護師の内定辞退のマナー|重要な2つのポイント

内定辞退そのものは問題のある行為ではありません。内定辞退にストレスを感じている方は、まずは気持ちを軽くして準備を進めてください。

内定辞退をスムーズに進めるためには、基本的なマナーを押さえたうえで伝えることが重要です。特に、「タイミング」と「連絡手段」については、下記のようなマナーがあります。

内定辞退のタイミング

内定辞退のタイミングとしては、辞退を自分の中で決めてから「できるだけ早く」が望ましいとされています。施設側は、内定辞退者分の人員を確保するために、採用活動の再計画などの対応が発生するためです。

内定とは、会社と内定者との間に雇用契約が成立している状態です。そのため、民法627条1項により、退職にあたる内定辞退は入社の2週間前までであれば問題ないとされています。
(出典:日本労働組合総連合会「労働相談」

ただし、施設側に納得してもらい負担を最小限にするためにも、早めに伝えるようにしましょう。

なお、電話がつながりやすい時間帯は施設によって異なります。内定辞退を電話で伝える場合、応募先の施設形態に合わせて最適な時間帯を選んで電話をすると、やり取りがスムーズに進みます。病院・介護施設とクリニックの、電話をかけるのに適した時間帯は、下記の通りです。

  • 病院・介護施設

病院側・介護施設側の業務が立て込みやすい始業直後と終業前、休憩に入る12~13時ごろは避けましょう。電話をする前に、一度施設の営業時間を調べると、より適した時間を判断できます。

  • クリニック

クリニックの場合、担当者がほかの業務と採用を兼任している場合が多いので、診察時間は避けたほうがよいでしょう。午前診療や午後診療が終わるころや、午後診療が始まる10~20分前を目安にかけることが望ましいといえます。

連絡手段

内定辞退を伝える際には、基本的には電話を活用し、つながらない場合はメールを選ぶようにしましょう。電話であればその場で伝えられるので、最短数分でやり取りが完結します。

また、施設側にできるだけ快く内定辞退を受け入れてもらうには、誠意のある伝え方をすることが重要です。電話では、自分の声で直接伝えるので、話し方や声の調子などから誠意も届けやすいといえます。

一方で、メールの場合は相手が確認するまでに数日を要する場合があり、文章によっては誠意が伝わらずに、悪い印象を与える可能性もあります。相手が忙しくて2回ほどかけてもつながらない場合に限り、メールで丁寧に伝えましょう。

看護師向け|電話で内定辞退を伝える際の注意点と例文

「内定辞退の連絡は電話が望ましい」といっても、電話で伝える際に「何を話せばよいのだろう」と悩む方も多いのではないでしょうか。電話で内定辞退を伝える際は、下記を必須項目として押さえておきましょう。

【電話で内定辞退を伝える際の項目】

  • 内定をいただいたことへのお礼
  • 内定辞退する旨
  • 内定辞退の理由(「一身上の都合」など具体的には伝えなくてもOK)
  • 選考に時間を使っていただいたお詫び

内定辞退を伝える際に大事なのは、失礼な言い方にならないようにすることです。「ほかの施設のほうが待遇がよかった」など応募先を下げるような伝え方は避けましょう。また、電話をかけて担当者が不在の場合も、折り返しの電話がかかってくるのを待つのではなく、自分からかけ直すことが大切です。

ここからは、電話で内定辞退を伝える際に押さえておくべき内容を、例文や注意点を交えて紹介します。

電話の例文

電話で内定辞退を伝える際は、下記のような会話の流れが一般的です。

応募者 お世話になります。先日、貴院より内定通知をいただきました●●と申します。採用ご担当の●●様はいらっしゃいますか。

採用担当者以外が電話に出た場合は、電話をかわってもらう

担当者 はい、採用担当の●●です。

応募者 お世話になります。内定をいただきました●●と申します。この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。大変申し訳ないのですが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

担当者 そうですか。よろしければ、辞退理由も教えていただけますか。

応募者 改めて自分の適性を踏まえて考えた結果、辞退させていただくという決断に至りました。

担当者 承知しました。残念ですが、ご連絡いただきありがとうございます。

応募者 ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

担当者 それでは、失礼いたします。

応募者 ありがとうございます。失礼いたします。

電話口では内定辞退したい旨を誠実な態度で伝えてください。施設や担当者によっては、内定辞退の理由を質問される場合があります。かならずしも本心を伝える必要はありませんが、病院に対して悪い印象を与えない回答を考えておきましょう。

看護師向け|メールで内定辞退を伝える際の注意点と例文

本来は電話で内定辞退を伝えるべきところ、やむを得ずメールでのやり取りになるケースも珍しくありません。メールで内定辞退を伝える際の項目は、下記の通りです。

【メールで内定辞退を伝える際の項目】

  • 電話ではなくメールでの連絡になったお詫び
  • 内定をいただいたことへのお礼
  • 内定辞退する旨
  • 内定辞退の理由
  • 選考に時間を使っていただいたお詫び
  • 結びの文
  • 署名

メールで内定辞退を伝える際は、電話や対面で伝えられないことへのお詫びを記載します。また、文章だと冷たい印象を与える場合もあるため、丁寧さを意識してメールを打つとよいでしょう。

メールの場合、何度もやり取りが発生しないよう、内定辞退の理由を電話の場合よりも詳細に伝えても問題ありません。ただし、応募先の印象を下げる内容を記載しない点は、電話と同様です。誤字脱字がないよう、メールを送付する前に何回か読み直すことも忘れないでください。

メールの例文

メールで内定辞退を伝える際の例文を紹介します。

例文

件名:内定辞退のご連絡

<応募先の名称>
採用ご担当 ●●様

お世話になっております。

貴院より採用内定をいただきました、●●と申します。
先ほどお電話いたしましたが、ご不在でしたので、メールにて失礼いたします。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではあるのですが、貴院の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
改めて自分の適性を踏まえ、将来について真剣に考えた結果、このような決断に至りました。

面接をはじめ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このようなお返事となったこと、心よりお詫び申し上げます。
本来は直接お詫びを申し上げるべきところ、メールでのご連絡となり、大変申し訳ございません。

末筆ではございますが、貴院のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

<自分の名前>
<住所>
<電話番号>

応募先の名称や担当者の名前に間違いがないか、これまでのやり取りやホームページなどを確認し、よく見直すようにしましょう。また、自身の連絡先についても、記載漏れや誤りがないよう確認することが大切です。

内定承諾後に辞退する場合のマナー

内定承諾後の辞退は可能ではあるものの、施設側とのトラブルを防止し、できるだけ悪い印象を与えないためにも、避けることが無難です。特に、内定承諾からしばらく経過してから報告した場合、損害賠償請求や研修費用の返済などを求められる可能性もゼロではありません。

トラブルに発展する可能性を極力抑えるために、内定承諾後に辞退する際のマナーを紹介します。

電話の例文

内定承諾後に電話で内定辞退を伝える場合は、下記の流れで会話を進めます。

応募者 お世話になります。先日、貴院より内定をいただきました●●と申します。採用ご担当の●●様はいらっしゃいますか。

採用担当者以外が電話に出た場合は、電話をかわってもらう

担当者 はい、採用担当の●●です。

応募者 お世話になります。先日、内定承諾書を提出いたしました●●と申します。この度は、大学院への進学が決まったことから、内定を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。大変申し訳ございません。

担当者 承知しました。辞退されることは残念ですが、進学先でもがんばってください。

応募者 貴重なお時間をいただきながらご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

担当者 いえ、お気になさらないでください。それでは、失礼いたします。

応募者 ありがとうございます。失礼いたします。

上記は進学という事情であるものの、他院の内定が出た場合などの理由であっても、多大な迷惑をかけることを踏まえ、誠実な態度で受け答えをしましょう。多くの場合、担当者は承諾してくれるため、まずは丁寧に伝えることが大切です。

詫び状の書き方

内定承諾後に内定辞退をする際は、通常の内定辞退よりも施設側に負担をかけるため、詫び状も送付することが望ましいでしょう。また、口頭でのやり取りだけでなく、実際に辞退した証拠となるため、トラブル回避にも繋がります。

詫び状の基本的な書き方は、下記の通りです。

例文

拝啓 初夏の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

先日は、内定辞退についてご承諾いただき、誠にありがとうございました。
貴重なお時間をいただきながらご迷惑をおかけしたこと、改めてお詫び申し上げます。誠に申し訳ございませんでした。

末筆ではございますが、貴院のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

敬具

令和●年●月●日

<自分の氏名>

詫び状は長く書く必要はありませんが、マナーを守って丁寧に作成しましょう。

詫び状の送り方

詫び状を送る際の主なマナーは、下記の通りです。

  • 白色で無地の便せんに、黒のボールペンで書く
  • 三つ折りにして封筒に入れる
  • 封筒は長形4号の白色無地を使用する

詫び状を書いている最中に書き間違えた場合は、修正液を使ったり二重線で消したりせず、別の便せんに書き直すようにしましょう。

なお、電話連絡の後に詫び状を送ることが一般的です。

内定承諾・辞退を即決できない場合は内定保留を

なかには、ほかの応募先の結果を待ってから検討したいなどの事情から、内定辞退を即決できないと悩んでいる方もいるでしょう。内定辞退を今すぐ決められない場合、内定保留をする方法もあります。内定保留にはいくつかのマナーもあるため、事前に把握することが大切です。

以下では、内定を保留する際のマナーについて、例文を交えて解説します。

内定保留のマナー

内定保留のマナーについて、タイミングや注意点などを紹介します。

  • 内定保留のタイミングや期限

内定保留をお願いする際は、内定をもらった後なるべく早く伝えます。保留期間は応募先との調整によって決めることが一般的です。ただし、期間が長すぎると施設側に負担となるため、1~2週間で回答をすることが最適といえます。

  • 内定保留の注意点

内定保留では、応募先と期限の調整をする必要があるため、電話での連絡が望ましいとされています。また、入社する意思がないのに先延ばしにされていると思われないよう、内定を保留する理由も伝えましょう。

内定保留の例文

内定保留を電話で伝える際の流れは、下記の通りです。

応募者 お世話になります。先日、貴院より内定をいただきました●●と申します。採用ご担当の●●様はいらっしゃいますか。

採用担当者以外が電話に出た場合は、電話をかわってもらう

担当者 はい、採用担当の●●です。

応募者 お世話になります。内定をいただきました●●と申します。この度は、内定をいただき、誠にありがとうございます。貴重なお時間をいただき大変申し訳ないのですが、他院の面接結果を踏まえて慎重に判断したいと思っており、内定を保留させていただきたいと考えております。勝手ではございますが、●月●日までお待ちいただくことは可能でしょうか。

必要があれば保留期間を調整する。

担当者 はい、承知しました。ご連絡お待ちしています。

応募者 ご了承いただきありがとうございます。それでは、●月●日までに改めてご連絡差し上げますので、よろしくお願いいたします。

担当者 かしこまりました。それでは、失礼いたします

応募者 ありがとうございます。失礼いたします。

会話の中では、内定保留のお願いをするだけでなく、内定をいただいたことへの感謝の気持ちを伝えることが大切です。

看護師が内定辞退を繰り返さないためには?

看護師さんが内定辞退を繰り返さないためには、就職活動・転職活動の進め方や、労働条件などを内定前・内定承諾前に確認することが重要です。事前に自分と応募先のミスマッチを判断できれば、内定辞退が必要な状況になることを避けられます。

では、ミスマッチを防ぐためには、どのような方法が効果的なのでしょうか。

転職サポートの活用でミスマッチを防ぐ

ミスマッチ防止のためには、求人サイトなどの転職サポートを利用することがおすすめです。マイナビ看護師などの転職サポートを使えば、キャリアアドバイザーに希望条件に合う求人を探してもらえるだけでなく、客観的な視点から適性の高い求人を紹介してもらえます。また、1人で求人を探すよりも手間が省ける点もメリットです。

また、マイナビ看護師では、看護師求人に精通したキャリアアドバイザーが、求人探しはもちろん、書類作成や面接対策もサポートします。初めての転職活動で不安が大きい方もスムーズに活動を進められるでしょう。

まとめ

看護師が内定辞退をする際は、基本的には電話連絡が望ましいといえます。電話を2~3回かけ、つながらない場合はメールで伝えるとよいでしょう。特に、内定承諾をした後に辞退する場合は、内定先に多大な迷惑がかかります。電話連絡に加え、詫び状を送ることが望ましいといえます。また、内定辞退となる状況を避けるためには、内定保留を依頼したり、事前に応募先とのミスマッチがないかを確認したりすることもよいでしょう。

応募先とのミスマッチを減らし、効率よく活動を進めたいと考えている方は、看護職専門のキャリアアドバイザーのサポートを受けられるマイナビ看護師に、ぜひご相談ください。

※当記事は2022年8月時点の情報をもとに作成しています

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