就職・転職活動を行う際、必ず提出するものが履歴書などの書類です。就職・転職回数が少ない看護師さんのなかには、書類の書き方に不安を覚える方もいるでしょう。

基本的には、指定された書類に必要事項をきちんと記入していれば問題ありませんが、「添え状」の存在を見落とす看護師さんは少なくありません。

当記事では、看護師さんが就職・転職するうえで履歴書に同封すべき「添え状」について詳しく解説します。添え状の書き方や例文、一般的なマナーを理解し、応募先に好印象を与える添え状を作成しましょう。

添え状とは、送付する書類の情報や枚数をまとめて記載した書類を指します。履歴書などを提出する際は、指定されている書類に加えて添え状を同封することが一般的です。添え状の入れ忘れや内容の不備が「即不採用」につながるわけではないものの、正しく作成して送ることは社会人としての礼儀ともいえます。

添え状を作成するにあたり、添え状とは何かを理解することが大切です。添え状の概要を理解しておけば、書き方や送り方において迷いが生じにくく、相手方へ失礼に当たらない添え状を作成できるでしょう。

ここでは、看護師さんが添え状を書く目的と必要性を解説します。

添え状の主な目的は、同封する書類の概要を端的に知らせることです。同時に、添え状には下記のようなメリットもあります。

医療機関では1つの窓口が郵便物をまとめて受け取って開封し、仕分けするケースがあります。添え状に宛先や必要書類を明記しておけば、担当者への通知や不足書類の確認が迅速に行われるでしょう。また、簡単な挨拶文を添えることで挨拶状としての役割も果たします。
（出典：厚生労働省「添え状・お礼状を書くときのポイント」）

添え状は必須書類ではないため、同封しない場合でも応募者の採用選考に大きな影響を与える可能性は低いといえます。しかし、添え状は社会人として一般的なマナーとされており、書類を郵送する際には同封されることが通例です。

看護師さんはさまざまな立場・職業の方と接する仕事です。一般常識を身につけているかどうかは、職務をスムーズに遂行できるかどうかの判断材料ともなります。担当者へのアピールにもつながるため、できるだけ同封するように心がけましょう。

ただし、書類を持参して直接手渡しする場合や「添え状不要」と明記されている場合は必要ありません。

添え状はほかの書類と同じく、誤字脱字や修正跡のないことが前提です。加えて項目ごとに書き方のポイントがあり、それぞれの注意点を押さえることで適切な添え状の作成が可能となります。

下記は、一般的な添え状の項目です。

ここでは、添え状の項目別に書き方・ポイント・例文を紹介します。

日付は書面の右上へ記載します。添え状の作成日ではなく提出日（ポストへの投函日）を記入し、同封する履歴書や職務経歴書とも日付をそろえましょう。日付の記載例は下記の通りです。

【例文】

提出書類で様式が統一されていれば、西暦表記・元号表記（和暦）のどちらでも問題ありません。縦書きの場合は、氏名の直前に漢数字と元号で書くケースが一般的です。

宛先は書面の左上に、病院名（施設名）・部署名・役職・担当者名の順で正式名称を省略せず書きましょう。担当者名は苗字・名前のどちらも記載します。宛先の記載例は下記の通りです。

【例文】

送付先が担当者個人宛ての場合は「様」、病院・部署宛ての場合は「御中」をつけることがマナーです。採用担当者の名前が分からない場合は、「採用御担当者様」でも問題ありません。

また、送付先が医師の場合は敬称を「先生」とし、「御侍史（おんじし）」もしくは「御机下（おんきか・ごきか）」の脇付も加えることが一般的です。

氏名と連絡先は宛先の下に右寄せで、郵便番号・住所・電話番号・メールアドレス・氏名の順に記載します。添え状が縦書きの場合は一番最後に書きましょう。

下記は、氏名と連絡先の記載例です。

【例文】

住所の書き方は、ほかの提出書類と様式をそろえます。電話番号に迷った場合、もっとも連絡がつきやすい媒体を選びましょう。特に指定がない場合、SNSやFAXなどのアドレスは不要です。

添え状のタイトルは、氏名と連絡先の下に中央寄せ・1〜2サイズ大きめのフォントで記載します。タイトルの記載例は下記の通りです。

【例文】

「応募書類確認のお願い」「必要書類送付の御案内」など、担当者が理解しやすければほかの文面でも問題ありません。

本文はタイトルの下に頭語・挨拶文・本文・結語の順に記載します。下記は、転職・新卒・パートアルバイトで応募する場合の本文の記載例です。

【例文】

【新卒で応募する場合の例文】

【パート・アルバイトで応募する場合の例文】

頭語の後に時候の挨拶を入れるほうが丁寧ではあるものの、応募書類の添え状では必須ではありません。また、略歴や自己アピールは省くこともできます。拝啓～本文は左寄せ、敬具は右寄せで記載しましょう。

応募先の施設形態によって、下記のように呼び名が変化します。

同封書類の内容は「敬具」の下に、中央寄せ・1～2サイズ大きなフォントで「記」と書き、左寄せの箇条書きで同封する書類と部数（枚数）を記入します。同封書類名と数の記載例は下記の通りです。

【例文】

同封書類の内容は、本文中の「以下の書類を送付いたしました」の下にも記載できます。その場合、「記」を書く必要はありません。

締めくくりは同封書類の内容の下に、右寄せ・本文と同じサイズで「以上」と記載します。締めくくりの記載例は下記の通りです。

【例文】

ただし、「以上」が使用できるのは添え状が1枚で成立する場合のみです。2枚以上になるときは「別紙参照」と記載して対応できますが、添え状の場合は1枚以内に収めることが基本となっています。

添え状には、世間一般で共通する基本マナーが存在します。応募先の担当者に少しでもよい印象を与えるためには、適切なものを使用し最適な方法で送ることが必要です。

ここでは、添え状を作成する前に押さえておきたい基本的なマナーについて、6つのマナーを紹介します。
厚生労働省「添え状・お礼状を書くときのポイント」）
（出典：大阪労働局「送付状の書き方」）

手書き・パソコンにかかわらず、添え状は履歴書と同サイズかつ白一色の用紙1枚で作成することが基本です。パソコンの場合は白A4のコピー用紙、手書きでは罫線のみが入った白の便箋を用意します。履歴書や添え状はビジネス書類に分類されるため、ビジネスの基本であるA4サイズでそろえましょう。

手書きとパソコンで添え状を作成する際のポイントは、下記の通りです。

【手書きの場合】

【パソコンの場合】

手書きの場合は縦書きも可能ですが、履歴書などの書式に合わせて横書きで統一したほうがよいでしょう。

添え状を作成する際は、自分自身で考えた言葉を盛り込むことが大切です。添え状の基本は同封する書類の内容を相手方に伝えることではあるものの、味気ない添え状も避けたほうがよいでしょう。

「添え状」「送付状」などと検索すると、数多くのテンプレートや見本が確認できます。しかし、テンプレートは誰にでも当てはまるよう、無難に調整された定型文です。また、多くの応募書類を確認する採用担当者に定型文を送ると、すぐに見抜かれるでしょう。

定型文の内容やフォーマット自体は間違っていませんが、工夫せずにそのまま使用すると「手を抜いている」と捉えられかねません。自分がどのような人物か分かる情報を盛り込みつつ言い回しを工夫し、担当者にアピールすることが大切です。

添え状には、希望条件や退職時期など不要な情報は記載しないよう注意しましょう。添え状は、あくまでも送付する書類内容を簡潔に伝えるために同封します。

添え状に希望や要望を書き連ねると、採用担当者に「面倒な人」という印象を与える可能性があります。採用試験に際して担当者に評価してもらいたい・事前に共有してもらいたい情報やスキルなどは、履歴書などの正式な書類に記載することが大切です。譲れない条件などは面接に至ってからすり合わせを行いましょう。

履歴書などの書類一式を送付する際は、茶封筒ではなく白無地の封筒を選ぶことが一般的です。封筒の大きさは、二つ折りにする履歴書以外をそのまま封入できるA4サイズ（角型2号）がふさわしいとされます。

色移りや文字跡を防ぐためにも、書類を入れる前に宛名と差出人名を書き終えておくことが重要です。宛名は黒のサインペン（油性）を使用し、添え状の宛先と同じ様式で書きます。自分の住所氏名は裏面の左下に記載し、封筒表面の左側には「履歴書在中」もしくは「応募書類在中」と赤文字＆囲み線で記入しましょう。現在では履歴書用の封筒や専用スタンプもあります。

A4用紙をそのまま封入できる大きさの封筒に加えてクリアファイルを利用すると、下記のメリットが得られます。

書類を封入する際は、添え状・履歴書・職務経歴書・その他書類の順番で記入面を表にして重ねましょう。添え状を一番上にすることで、採用担当者は開封時に一目で同封書類一式を把握できます。クリアファイルは、無色透明かつ無地のものを選ぶことが基本です。

必要書類をクリアファイルに挟んだ後は、添え状の面を表（宛名面）にして封筒に入れ、封かんします。封を閉じる際はテープ類ではなく、糊を使用しましょう。糊付けした紙の境目中央に封字の「〆」を記載します。

封字は封筒を発送してから相手に届くまで、一度も開封されなかったことを証明する印です。「〆」という文字であり、「×」や「メ」ではない点に注意しましょう。「締」「封」「緘」などと書かれることもありますが、「〆」を利用することが一般的です。

下記は、就職・転職する

ここでは、添え状の作成に際してよくある3つの質問と回答を紹介します。

応募先からの指定がない場合、特に手書きにこだわる必要はありません。「手書きのほうがよい」とする意見では、下記のメリットが挙げられています。

ただ、あくまでも「好印象につながる可能性がある」というだけであり、採用不採用の評価には直結しません。そもそも添え状は同封された書類一式の目録であり、見やすく分かりやすいことが第一です。

文字に自信がある場合は手書き、「担当者が読みづらそうだ」と思う場合はパソコンの文書ツールを利用したほうが無難といえるでしょう。

添え状に志望動機や自己PRは必要ありません。添え状は封筒に同封された書類の宛先・種類・部数を正確に伝えるためのものです。自己紹介程度に書く分には問題ないものの、必要以上に書き連ねると「添え状の役割を理解していない」と思われる可能性があります。

志望動機や自己PRは履歴書に記載するか、面接時にしっかりとアピールすべき事柄です。添え状に志望動機や自己PRを書きたい場合は短文で簡潔に記載し、長くても3～5行以内に納めましょう。

メールや手渡しで書類一式を直接提出する場合、添え状は不要です。添え状は書類を郵送で提出する際に、相手方が中身に間違いないか確認しやすくするための書面です。

メールの場合は指定された形式以上のデータを送る必要はなく、手渡しできる場合はその場で内容物を簡単に説明すれば済みます。

添え状は、履歴書などを郵送で提出する際、送付する書類一式を相手方が把握しやすくするための目録です。添え状の有無が採用・不採用の判断に直結するわけではないものの、社会人のマナーとして同封したほうがよいでしょう。

添え状を書く際はテンプレートに沿ったうえで、自分なりの言葉やアピールポイントを簡潔に盛り込むことが大切です。「マイナビ看護師」では、看護職専門のキャリアアドバイザーが転職活動を全力でサポートいたします。履歴書や添え状の書き方に不安がある方は、ぜひ「マイナビ看護師」の転職サポートをご利用ください。

※当記事は2022年8月時点の情報をもとに作成しています