応募先から内定をもらった看護師さんは、職場に御礼状を送ることが通例となっています。しかし、御礼状の書き方や送り方が分からず、困っている方も多いのではないでしょうか。

失礼のない御礼状を作成するためには、マナーやポイントを押さえることが欠かせません。

当記事では、応募先から内定をもらった看護師さんに向けて、御礼状の必要性から書き方・送り方のマナーまで解説します。例文も紹介するため、担当者に好印象を与える御礼状を作成したい方は、当記事を参考にしてください。

勤務先となる病院や施設から内定通知書が届いた際は、開封して下記の項目を確認してください。

内定通知書に書かれた自分の名前に誤りがある際は、間違ったまま手続きを進められる危険性があるため、採用担当者へ連絡を入れましょう。送られた書類に不備がないことを確認し、返送すべき書類や期日を確認したうえで2～3日以内に返送してください。なお、特別な事情によって返送に時間がかかる場合は、返送が遅くなる旨を連絡することが必要です。

届いた書類に問題がなければ、内定承諾書に御礼状を付けて返送します。ここでは、勤務先となる病院や施設から内定通知が届いた看護師さんに向けて、御礼状の基本を紹介します。

御礼状とは、勤務先となる病院や施設に対して、感謝の気持ちを伝えるために送る文書です。

採用は多くの手間と時間が必要となる大変な業務です。忙しい中で選考の時間を割いてもらったこと、内定を出してもらったことに対し、お礼の意味合いで自分から出します。
内定承諾書と一緒に御礼状を同封し、感謝の気持ちや仕事の意気込みを伝えると、仕事に対する意欲をアピールできます。

御礼状を出す理由は、内定を出してくれた病院や施設に感謝の気持ちを伝え、入職後の関係を円滑にするためです。

御礼状は必ず送る必要はありません。しかし、御礼状を送付することで、自分を選んでくれた感謝の気持ちや熱意を伝えられます。また、ビジネスマナーが身についていることもアピールできます。

御礼状で丁寧に感謝を伝えてくれる内定者に対して、採用担当者がマイナスの印象を持つ可能性は低いといえるでしょう。

御礼状は内定通知書が届いた後、できるだけ早めに送りましょう。

御礼状を送る送付期限はありませんが、すぐに御礼状を届ければ担当者の印象に残ります。そのため、内定通知書が届いた日か、翌日には発送することが理想的です。遅くとも1週間以内には担当者に届くよう発送しましょう。

（出典：厚生労働省「添え状・お礼状を書くときのポイント」）

御礼状を手紙で送る場合は、なるべく手書きで作成しましょう。手書きで御礼状を作成すると時間や手間がかかるものの、パソコンで作成し印刷した御礼状を同封するよりも、丁寧な印象を与えられます。

手書きの文字は、相手に気持ちが伝わりやすい特徴があります。たとえ字が上手ではなくても丁寧に書かれていることは分かるため、手書きの御礼状のほうがより熱意が伝わるでしょう。

ここでは例文を交えつつ、御礼状の書き方について解説します。

御礼状を書く際は、基本的な手紙の形式を押さえつつ書きます。まずは「拝啓」などの頭語を書き「時候の挨拶」と相手の状況を気遣う言葉を入れます。文頭の例文は下記の通りです。

【文頭の例文1：時候の挨拶（3月）】

【文頭の例文2：時候の挨拶（9月）】

【文頭の例文3：季節を選ばずに使用できる挨拶】

時候の挨拶は月に合う言葉に変える必要があるため、送る月に適した時候の挨拶を前もって確認することが必要です。

なお「時下」は時候の挨拶の代わりとして、季節を選ばずに使用できる言葉です。時候の挨拶に迷ったときは「時下」を使いましょう。

本文では、御礼状の目的である内定の御礼を伝えるとともに、今後の抱負や入職への意欲を記載します。本文の例文は以下の通りです。

【本文の例文1】

【本文の例2：面接の御礼や感想を伝える文面入り】

本文は内定の御礼や今後の抱負などを記載しつつ、自分の近況や素直な喜びの感情が伝わるように記載してください。面接の御礼や感想などを前向きな言葉で伝えてもよいでしょう。

文末には、本文の締めとなる結びの言葉と「敬具」を入れます。敬具は手紙の結びに書く言葉であり、頭語に対応した結語を用います。文末の例文は以下の通りです。

【文末の例文1：内定承諾書と同封する場合】

【文末の例文2：同封せずに御礼状だけ送る場合】

結びの言葉は、御礼状を内定承諾書と同封して送る場合と、御礼状だけ送る場合で表現を変える必要があります。

内定承諾書やほかの提出書類と同封する場合は、その旨を結びの言葉で伝えましょう。御礼状を単体で送る場合は、再度感謝を伝えて結びの言葉とし、結語を記載します。

御礼状の最後には日付や署名・宛名を記載します。宛名や署名の例文は下記の通りです。

【宛名などの例文1　個人名が分かる場合】

【宛名などの例文2　部署宛に送る場合】

日付は御礼状を作成した当日の日付で書きます。ビジネス文書では「〇月吉日」と書くこともあるものの、「吉日」は縁起を担ぐ際や書いた日を曖昧にしたい場合に使う表現です。感謝を伝える御礼状では書いた日を曖昧にする必要がないため、書いた当日の日付を記載しましょう。

自分の署名をフルネームで書いた後、宛名は病院や施設の正式名称、部署名を略さずに記載します。担当者宛に送る場合は「様」、部署など宛に送る場合には「御中」を記載してください。採用担当者名が内定通知書に記載されている場合は、担当者宛で御礼状を出しましょう。

メールで御礼状を送る場合、手紙で送る場合と記載する内容に大きな差はありません。しかし、メールには手紙のような形式がないため、文章の流れやメールのマナーを理解して書く必要があります。

メールで御礼状を送る場合は下記の順序で書き進めましょう。

メールを送る際、頭語と結語、時候の挨拶は必要ありません。「拝啓」は入れずに宛先から書き出します。

本文や結びの言葉は手紙と同様に、内定の感謝や入職後の抱負などを伝えます。結びの言葉の後ろに「敬具」は入れません。また、メールでは送信日時が表示されるため、御礼状を書いた日付も不要です。署名はフルネームだけではなく、住所やすぐに連絡が取れる電話番号、メールアドレスも記載しましょう。

なお、メールで届いた内定連絡に対して御礼を伝える場合は、メールの件名や本文を変えないまま返信することがポイントです。受信した担当者が「返信されたメールである」とすぐ分かるように、受信した本文を残して返信しましょう。

新規メールを作成する場合は、「内定の御礼（毎日 花子）」のように受信者が判別しやすい件名を付けることも大切です。

届いた内定通知に対して看護師さんが御礼状を送る場合、返信用封筒の同封有無によって送り方が異なります。封筒の記入方法や選び方は社会人の基本的なマナーであるため、当記事で詳細を押さえておきましょう。

ここでは、返信用封筒の有無による送り方の違いについて具体的に解説します。

病院や施設が内定通知書を送り、内定者に内定承諾書の返送を求めるケースでは、返信用封筒が同封されていることが一般的です。返信用封筒が入っている場合は、返信用封筒を使って内定承諾書と一緒に御礼状を郵送します。

返信用封筒がある場合は、封筒に送り先の宛先が印字されているケースが多く見られます。しかし、そのまま返信するのではなく、宛名の修正が必要になることを認識しておきましょう。

返信用封筒には、内定者が記載する手間を省くために、あらかじめ住所や宛名が印字されています。印字された病院名や施設名には「行」や「宛」が記載されており、敬称が付いていない状態です。そのため、まずは封筒表面の宛名に記載されている「行」や「宛」を二重線で消し、敬称を書き加えましょう。送り先が部署であれば「御中」、個人であれば「様」を記載します。

次に、封筒裏面の左下部分に、自分の住所と名前を書きます。縦書き・横書きのどちらがよいかに関しては、表面に印刷されている宛名の書き方に合わせましょう。

なお、郵便番号を除き、縦書きの場合は漢数字、横書きの場合は算用数字で書きます。縦書きの場合は郵便番号のみ住所の上に横書きで記載すると、バランスよく仕上がります。

返信用封筒が同封されていない場合は、自分で封筒を用意する必要があります。使用する封筒のサイズは同封書類の有無や届いた状態によって選びましょう。

御礼状のみを送るときは、長形4号サイズの封筒に三つ折りにして入れます。一方、御礼状と内定承諾書などの書類を同封して送る場合、同封書類が届いた状態のまま返送できるサイズの封筒を選ぶことが大切です。

たとえば、同封書類が折り目のない状態で届いた場合、角型2号など折らずに送れるサイズの大きな封筒を選びます。折られて届いた場合は、折った書類が入る長形4号などの封筒を用意してください。なお、御礼状や内定承諾書といった正式書類を送る際は、フォーマルなイメージが強い白封筒を用いるとよいでしょう。

表面には病院や施設の住所と名称を書きます。郵便番号は算用数字、住所の数字は漢数字を使用しましょう。住所が1行で書ききれない場合は2行にわけ、2行目は1マス下げて記載します。

病院や施設名は中央に大きく記載しましょう。宛名を省略すると失礼にあたるため、必ず正式名称で記載してください。裏面には返信用封筒がある場合と同様に、左下部分に自分の住所と名前を記載します。

御礼状の作成にはさまざまなマナーがあります。書き方や送り方だけではなく、マナーを押さえて御礼状を作成すると、担当者によい印象を与えられる可能性が高まるでしょう。

ここでは、看護師さんが知っておきたい御礼状のマナーを紹介するため、御礼状を作成する際の参考にしてください。

御礼状を書く際は、白無地の便箋と黒インクのペンを使用してください。

御礼状は、これからお世話になる病院や施設に向けて送るフォーマルな手紙です。デザインや色が派手な便箋、黒インク以外のペンはカジュアルな印象を与えるため向いていません。装飾が付いている便箋の使用は避け、シンプルな白無地の便箋に黒インクのボールペンを用いて書くとよいでしょう。

また、御礼状を書き間違えたときに、修正テープや修正液を使用することは避けてください。書き損じを修正した手紙は「新しい便箋を使って書き直せるにもかかわらず、面倒に感じて修正した」と受け取られる可能性があり、失礼にあたります。書き間違えた場合は時間がかかっても新しい便箋を使用して、書き直すことが必要です。

御礼状の作成が難しく感じる場合でも、敬語や定型文に頼った御礼状は避けましょう。

御礼状の作成で重要なことは、内定に対する感謝の気持ちと喜びを具体的に伝えることです。たとえ完成度が高くても、定型文を貼り付けたような文章では御礼状から感情が伝わりません。「例文をそのまま書いているのでは」と疑われ、かえって悪い印象を与える可能性もあります。

そのため、敬語や定型文に頼るのではなく、自分が感じた喜びや印象に残ったエピソードなどを具体的に盛り込みながら、自分の言葉で作成してください。定型文どおりの完璧な御礼状よりも、自分の言葉を用いて素直に表現したほうが、気持ちが伝わる御礼状になるでしょう。

内定通知書と御礼状を同封する場合は、内定通知書の手前に御礼状を重ねて送りましょう。

担当者が受け取った際、御礼状を見てから内定通知書を確認できるよう、順番に重ねることが大切です。同封する書類の表裏や上下が逆さまになっていないか、確認してください。

御礼状には内定通知書を同封することを記載し、御礼状が手前になるように重ねて、封筒に入れましょう。

内定通知をもらった際は、できるだけ早く内定承諾書や御礼状を送ることが大切です。とはいえ、転職活動中で複数の病院や施設の選考を受けているタイミングでは、内定をすぐに承諾できないことも想定されます。

しかし、すぐに内定を承諾できない事情があっても、内定への回答や内定承諾書の返信を放置することは避けましょう。理由を伝えずに内定承諾の期限が過ぎると、内定辞退と見なされる可能性があります。

内定の承諾を保留したい場合は、早急に内定の御礼を伝えるとともに、すぐに承諾できないことへの謝罪を伝えてください。また、返事を保留する際は返信の期日を指定して伝えると、採用担当者からの理解を得やすくなるでしょう。

新しい勤務先となる病院や施設からの内定通知を受け取った際は、早急に御礼状を書きましょう。必須ではないものの、内定を出してくれたことに対する感謝の気持ちや熱意を伝えるために、御礼状の送付は通例となっています。御礼状にはさまざまなマナーが存在するため、当記事を参考にポイントを押さえて作成しましょう。

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※当記事は2022年8月時点の情報をもとに作成しています