看護師は、1日の業務予定をはじめとした各情報を書き込む「ワークシート」を持ち歩きながら勤務します。

ワークシートで業務が見える化されることで、担当業務の抜け漏れを防げるほか、タスクごとの優先順位をつけやすくなるでしょう。

しかし、看護業務に慣れていない新人看護師はもちろん、経験年数5年以上の中堅看護師であっても、ワークシートの重要性や活用法などについてしっかりと把握できていなかったり、自分に合ったワークシートを見つけられずにいる方も多いのではないでしょうか。 

そこで今回は、看護師にとって必需品ともいえる ワークシートの概要から、基本的な作り方、活用法、看護師におすすめのワークシートタイプまで詳しく紹介します。

ワークシートとは、1日の業務計画や看護指示・注意点などを記入するための用紙です。いわば「業務の予定表」であり、看護師にとっては1日の行動計画を立てて、業務の進捗を確認するために役立ちます。

看護師は勤務中、ワークシートをクリップボード に挟んで常に持ち歩き、定期的に確認します。なお、職場によっては「スケジュールシート」や「タスクシート」などとも呼ばれています。

看護師がワークシートを作成する理由は、主に「行動計画を立てるため」「業務進捗を把握するため」の2点にあります。常に忙しく動き回らなければならない看護師にとっては、非常に頼りになるツールといえるでしょう。

反対に、ワークシートを作成していなければ、効率よく業務を進められないだけでなく、担当タスクの抜け漏れも発生し、その他の看護スタッフに影響を及ぼすだけでなく、患者さんの生命をおびやかす可能性があります。

看護においてワークシートを作成することは、全体的な業務改善にもつながります。しかし、基本の正しい作り方ができていない状態では、業務改善はおろか、業務効率を下げることにもなりかねません。

そこで次に、看護におけるワークシートの基本的な作り方を詳しく解説します。

ワークシートの型（フォーマット）は、基本的に自由です。職場の電子カルテ内に既成のワークシートが保存されていることもありますが、 患者情報・時間・業務内容の基本項目が入っており、ワークシートとしてしっかり活用できるものであれば、自分が使いやすいものを選択しても問題ありません。

ワークシートには、午前/午後に分けて書き込めるもののほか、1時間ごとに区切れるもの・業務の種類ごとにタスク分けできるものなど、さまざまな書き方のできるタイプがあります。

まずは各種ワークシートを活用してみて、自分にはどのような型のワークシートが使いやすいかを考えるとよいでしょう。

自分の使いやすい型のワークシートを用意できたら、まずは時間指定がある処置・ケアを順に記載しましょう。時間指定がある処置・ケアとは、定められた時間通りに実施しなければならない処置・ケアのことで、下記のようなものが挙げられます。

これらの処置・ケアを指定の時間通りに行わなかった場合、その他部門の医療スタッフのタスクスケジュールにも大きな影響を及ぼすだけでなく、患者さんの健康状態にも影響を及ぼす可能性もあります。

そのため、ワークシートには優先して書き込まなければならないことを覚えておきましょう。抜け漏れを防ぐために、赤ペンやマーカーで強調し、目立たせておくこともポイントです。

時間指定がある処置・ケアを記載したら、次に時間指定のない処置・ケアを書き込みましょう。時間指定のない処置・ケアとは具体的に下記のようなもので、実施する時間帯にやや幅があり、実施時間が多少前後しても問題ないことが特徴です。

時間指定がある処置・ケアは「10:00」などと指定時間が細かくなることに対し、指定時間のない処置・ケアは「10:00～10:30」など目安の時間をおおまかに書き込みます。

また、時間指定のない処置・ケアの記載時は、各業務の所要時間を正しく見積もることが大切です。各業務にどのくらいの時間がかかるかを考えてスケジュールを立てると、多少なりとも業務間に余裕が生まれるでしょう。

時間指定がある処置・ケアと時間指定のない処置・ケアを書き込んでおくと、スケジュール内の要所要所に空き時間が生まれるでしょう。この隙間時間を活用して、勤務時間内に実施できるタスクを差し込むことがポイントです。

勤務時間内に実施すれば問題ない業務としては、下記のようなものが挙げられます。

チーム内でフォローが必要なことの例としては、重症患者さん（他のナースの受け持ち）の清拭・更衣のヘルプやオペ迎えや緊急入院時のサポートなどです。これは、朝の時点でわかっていることと後から追加されるものがあります。 

上記のなかでも、患者さんや病棟の状況によっては優先度が高まるタスクもあるものの、基本的には隙間時間に進められる業務となります。手の空いた時間帯にこれらの事務業務を進められれば、全体的な業務ペースの向上が期待できるだけでなく、残業の回避にもつながるでしょう。

ワークシートを作成するにあたって、「複数のタスクで実施タイミングが重なっている」 という事態に直面することも多々あるでしょう。そのまま業務を進めると、焦りからミスをしやすくなるため、あらかじめ実施タイミングが重なる業務の優先順位をつけることが大切です。

実施タイミングの優先度を考えるときは、時間指定の有無に加えて患者さんの状態や看護必要度にも注目しておきましょう。重症度が高い・急変リスクがあるという患者さんにかかわる業務は、優先順位を高く設定することが基本です。

また、優先順位をつけたうえでなお実施タイミングが重なっているなどで、どうしても手が回らないと考えたときは、チームリーダーに相談したり対応を依頼して、 事前の対策を講じましょう。

ワークシートは業務を円滑に進めるため、抜け漏れを防ぐために重要なツールです。しかし、まだ業務に慣れていない新人看護師はもちろん、経験年数5年以上の中堅看護師でもワークシートをうまく活用できていないケースは珍しくありません。

ただワークシートを作成するのではなく、作成時に工夫を凝らすことで、さらなる業務効率化や患者さんへの適切な看護ケアにつながります。

ここからは、看護におけるワークシート活用術を5つのポイントに分けて説明します。

「ワークシートを作成しているにもかかわらず、業務の抜け漏れがどうしても生じる」というケースは、完了した業務と未完了の業務の見分けがつかず混乱することが原因となっている可能性があります。

どこまで進んでいるか・どこから着手していないかが見えていなければ、未完了にもかかわらず完了したと勘違いして、そのタスクを飛ばして次の業務を進める、という流れです。

このような事態を防ぐためにも、ワークシート上の完了した業務にはペンでチェックマークを入れる・取り消し線を引くなどするとよいでしょう。どこから進めていないのか一目瞭然となるため、抜け漏れのリスクを最大限抑えられます。

「ワークシートに1日の担当業務をしっかりと書き込んでいるにもかかわらず、予定通りに進まずどんどん遅れていく」というケースは、各業務の実施における所要時間をきちんと考えられていないことが原因といえます。

タスクそのものはもちろん、各タスクの前後にある準備や片付け、連携などの「見えない業務」は、意外と多くの時間がかかります。各業務の実施における具体的な見通しを立てれば、これまで漠然と考えていた所要時間と実際の所要時間に大きなギャップを感じられるでしょう。

どの業務にどれほどの時間が必要となるか分からないという場合は、リーダー看護師や先輩看護師たちに相談するのもよいでしょう。新人看護師や転職・異動などでその部署での勤務が浅く慣れていない場合は、 余裕をもって10分程度長めに見積もっておくこともポイントです。

「ワークシート通りに動けているものの、ほかの看護師よりも常にバタバタ動き回っている気がする」というケースは、動線を考えた看護計画作成ができていないことが原因といえます。

ワークシートは、1日の業務を見える化して行動計画を立て、業務進捗を把握するためだけでなく、どのように動けば効率的なのかを考えるのにも大いに役立ちます。一度自身のワークシートを見直して、動線に無駄があるかどうかをチェックしてみましょう。

無駄がなく、効率的な動線をつくるためには、時間指定がある処置・ケアをベースに、時間指定のない処置・ケアと勤務時間内に実施できる業務を組み込むことがコツです。また、業務場所も考えてスケジュールを組むことで、さらに動き方に余裕が生まれるでしょう。

ワークシートは、「重要な情報を残すためのメモ」としても活躍します。業務中に収集した各種情報をどこに書いておいたか分からなくなると、状況把握がしづらくなり、無駄な業務や時間が生まれることにもなり得ます。

ベテラン看護師の多くは、ワークシートの空いているスペースに下記のような情報を書き込んでいます。

上記のような内容をワークシートに書き込んでおけば、状況把握がしやすくなるだけでなく、申し送りやカルテ記録業務もスムーズに進められるでしょう。

多くの患者さんを受け持つ看護師は、担当する複数業務の実施タイミングが重なるという場面に直面することも多々あるでしょう。「状況次第では1人でスムーズなラウンドができないかもしれない」と心配になったときは、ほかの看護師に依頼することが基本です。

ほかの看護師に依頼したいときは、「依頼できそうな業務」が一目で分かるよう、ワークシートに目印をつける・色分けをするとよいでしょう。目印や色分けをすることで、忙しくなりそうな時間帯の業務をスムーズに依頼できるような環境を整えられます。

短時間で済むような患者さんへの看護行為やバイタルサイン測定などの時間指定のない処置・ケアは、受け持ち看護師以外でも実施できます。また、勤務時間内に実施できる業務は情報共有がなくてもすぐ対応でき、かつ依頼された看護師にも負担がかかりにくいことが特徴です。

看護師が用いるワークシートにはいくつかのテンプレートがあり、テンプレートを活用することで作成がよりスムーズになる可能性もあります。自分にとって使いやすいテンプレートを選んで印刷することで、詳細かつ状況把握のしやすいワークシートを作成できるでしょう。

ここからは、看護師におすすめのワークシートのタイプをいくつか紹介します。

業務フロー付ワークシートは、1日の業務フローを軸としたワークシートです。受け持ち患者さんごとに列を設定し、患者さんの氏名や健康状態、 その他必要事項などを記入したうえで1日の業務計画を立てます。

1日の流れが一目で分かるよう、最も左端の列には30分～1時間おきの時間を入力し、その隣列にはどのような業務を担当するかを書きましょう。各患者さんの欄には測定結果や観察結果のほか、どのようなケアを行う予定なのか・行ったのかを具体的に記載します。

また、最も右端の列など分かりやすい位置には実施チェックリスト欄を設けるのもよいでしょう。業務フローごとにチェックリストを設けることで、抜け漏れを防止できます。

業務別ワークシートは、担当業務を軸としたワークシートです。業務ごとに列を設定し、各患者さんに実施する具体的なケアを記載するというものであり、受け持ち患者さんの数が多く日々ルーティンワークになっている看護師さんに向いています。

業務別ワークシートでは、時間指定がある処置・ケアをどの患者さんに対して行わなければならないのかが一目で分かるため、重要な仕事の抜け漏れを最大限防ぐことが可能です。シンプルなデザインとなるため、ワークシートの作成に慣れていない新人看護師でもすぐに慣れるでしょう。

電子カルテを活用したワークシートは、その名の通り電子カルテの記録データを活用した患者別ワークシートであり、患者情報を電子カルテから簡単に出力できる点が大きなメリットです。基本的には患者氏名を軸として、細かく時間を区切らず午前・午後など時間帯をざっくり分けて書き込んでいくこととなります。

受け持ち患者さんごとの担当業務が見やすくなる一方で、細かく時間を区切っていないことからある程度は頭のなかで動線を考えて動く必要があります。ベテラン看護師向けのワークシートにはなりますが、慣れればワークシート作成の効率性が格段に向上することもポイントです。

看護師が日々作成しなければならない資料には、ワークシート以外にも複数挙げられます。それぞれ目的が違えば、書き方や記入事項も細かに異なるため、正しく活用するためにもあらかじめ基礎情報をおさえておきましょう。

ここからは、看護師が作成する「個人目標」「看護記録」について、 目的や書き方を説明します。

個人目標とは、チームで策定した目標などに沿って看護師が個人単位で立てる目標のことです。看護師全体の質を高めるため、そして看護師一人ひとりへの適切な指導を行うためにも、ほとんどの職場で目標設定が求められます。

看護師は個人目標を立てたのち、現状の課題を把握するため、さらに成果を正当に評価してもらうためにも「目標管理シート」を作成しなければなりません。
（出典：厚生労働省「新人看護職員研修ガイドライン【改訂版】」）

目標管理シートを作成する際は、組織全体の目標と関連性のある具体的な目標を設定するだけでなく、目標の難易度を適切に理解したうえで段階を徐々に上げていくことが重要です。自身の成長につながる重要なシートであることをふまえ、第三者が評価しやすく、かつ達成できる範囲の目標を設定するとよいでしょう。

看護記録は、日本看護協会において「看護師が行うあらゆる場での看護実践において、一連の過程を記録したもの」と定義されています。つまり、実施した看護の目的や具体的なケア内容の記録書であり、患者さんごとに記載することが基本です。

看護記録には、患者さんの基本情報や看護計画、経過記録、看護問題リストなど、あらゆる事実情報を記載しなければなりません。加えて、誰がいつどのような処置・ケアを行ったかの看護サマリーも記載し、責任の所在を明らかにする必要があります。

看護記録は医療法において診療に関する諸記録として規定されており、日々欠かせない看護師業務の1つです。 情報の抜け漏れを防ぐためにも、ワークシートにメモしておいた内容を参考に隙間時間を活用して記録しましょう。

申し送りとは、日勤看護師から夜勤看護師などに入れ替わるタイミングにおいて、前任者が後任者に業務内容や何らかの指示をはじめとした必要情報を共有することを指します。入院設備があり24時間体制で患者さんを守る職場では、毎日行わなければならない重要な業務の1つです。

申し送りの際、共有ノートがない場合は口頭で行うことが基本で、誰が聞いても1回で伝わるように定型文を定める必要があります。受け持ち患者さんの状態や医師から受けた指示などは必ず伝えなければならない項目ですが、ただ頭のなかに入れておくだけではうまく定型文に当てはめられず、適切な申し送りができなくなる可能性もあります。

また、看護師さんのなかには申し送りが苦手という方もいるかもしれません。そこで活躍するのが、「ワークシート」です。ワークシートには対応内容がすべて記載してあるため、過不足なく報告できます。

ワークシートとは、1日の業務計画や業務上の指示・注意点などを記入する用紙です。マルチタスクな看護業務を計画的・効率的に進め、業務進捗を把握するためにもワークシートは強い味方となります。 

ワークシートをうまく活用できれば、個人の業務効率がアップするだけでなく、チーム全体の業務改善にもつながります。しっかりと活用するためにも、ここまでの内容を参考に基本的な作成方法と使い方をマスターしておきましょう。

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※当記事は2023年7月時点の情報をもとに作成しています