重要な事項を浸透させる工夫とは

私が勤務していたいくつかの職場では、情報を紙面で「連絡ノート」に記載してあるにもかかわらず「見るのを忘れた」「見ていない」「見たけど、あまりよく覚えていない」というスタッフがいました。また、口頭で伝達をしても、「よくわからなかった」「ぼーっとしていて聞いてなかった」というスタッフもいたため、1回ですべてのスタッフに浸透させることは困難であることを念頭に置き、周知を図ることを意識しました。多くの職場では重要な事柄を周知する際、紙面の伝達＋捺印が主流となっているようですが、基本的には口頭での伝達も合わせて行うことが必要です。また、重要事項が伝わっていないと思われる言動・行動のあるスタッフには、個別に口頭で伝達をします。その際、相手の理解度を確認するために、内容のポイントを復唱してもらうのもいいでしょう。

「こうしないとダメだから」「すでに決まったことだから」などの言葉で相手を説得しようとすると、さらなる反発を生む可能性があります。相手がある程度、納得するためには以下のような手段が必要となる場合もあります。

1)遂行しようとする/遂行するに至った理由や経緯を説明する
提案・決定事項のみの伝達は、簡潔明瞭で浸透しやすい側面もあります。しかし、「どういった背景で決定に至ったのか」などがわかるのとわからないのとでは、納得度合いも変わってきます。必要に応じて、「物事の背景」も含めて説明しましょう。

2)相手にとってのメリットを伝える
人は、自分にとってのメリットが大きいほど、物事に取り組みやすくなります。その業務をすることで、相手にどんなメリットがあるのか、また、やらずにいることでどんなデメリットがあるのかを伝えるようにしましょう。

3)流動性を持たせる
人は、納得のいかない事柄に対し、「もはや変えられない状況」となってしまうと強い反発を抱きます。そのため、「変えられる余地のある事案」については、「まずはやってみて、その都度、修正をしていきましょう」「最低3カ月やってみて、評価しましょう」など、話に流動性や検討の余地を持たせることが大切です。

実際に物事を遂行するのはスタッフですので、相手の思いをくみ取りながら関わることが大切です。また、私の経験上、どれほど小さなことでも、スタッフ全員に浸透するまでにはある程度の時間を要します。これからは新人が入職する時期でもあるため、「一度、言ったからわかるはず」という意識ではなく、浸透するまで根気よく関わる姿勢を大事にしていきましょう。