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異動の挨拶のポイント|社内・社外向けの挨拶例文と挨拶状のマナー

異動の挨拶をする女性

社会人として働く中で「人事異動」の機会に触れることがあります。しかし、いざ異動が近付くと「異動の挨拶は誰にすべきか」「どのような挨拶をすれば良いのか」などと悩むものです。

これまでお世話になった人、これからお世話になる人に良い印象を持ってもらうためには、どのように挨拶するべきでしょうか。

当記事では、異動や転任の際に活かせる挨拶のポイントを解説します。さらに、スピーチ・メール・電話・挨拶状に分けて、相手別のマナーや文例を紹介しているため、異動挨拶のテンプレートやマナーを知りたい人はぜひ参考にしてください。

異動の挨拶の基本的なポイント

異動が決まったら、引き継ぎや残務処理などによって慌ただしい日々を過ごすこととなります。しかし、どんなに忙しい状態であったとしても、上司や取引先、関連部署への挨拶は忘れてはなりません。お世話になった人へ感謝の気持ちを伝えるとともに、今後も良い関係性を築いていけるよう、丁寧な挨拶を心がけましょう。

まずは、挨拶するタイミングや相手、挨拶する手段をしっかりと把握するために、挨拶における基本的なポイントを2つ紹介します。

挨拶のタイミング

異動の挨拶は、正式な辞令が通達された後に行うことが原則です。なおかつ、後任者が決まってから告げることが望ましいとされています。「お世話になった人にいち早く報告したい」といった気持ちも分かりますが、内示などの非公開な段階で周囲に告げることは、マナー違反にあたります。また、辞令を受けた後であっても、社内の調整がついていないなど、早い段階での挨拶は避けるべきです。

異動に伴う引き継ぎでは、後任者を決定する必要があります。引き継ぎ作業が遅すぎると社内で混乱を招く可能性があるため、タイミングは企業ごとの慣習や前例に従いましょう。もしくは、内示を受けたタイミングで上司に相談して日程を決定するようにしてください。

挨拶する相手と手段

異動の際は、異動元・異動先・取引先に向けて挨拶をすることがマナーです。挨拶の手段には「スピーチ・電話・メール・挨拶状」が挙げられます。

お世話になった上司・関係性が濃い同僚には、直接顔を合わせて挨拶するほうが、より感謝の気持ちが伝わりやすくなります。しかし、どうしても会って話す機会がないということもあるため、メールや電話を使用することも少なくありません。メールで挨拶する際は、できる限り社内メールの一斉送信は避けるようにしましょう。

チームや部署でお世話になった上司には、印象に残ったエピソードや学びを得たことなど、お礼を兼ねて個人的に挨拶すると印象が良く、異動後もより良い関係性が保たれます。これからお世話になる部署や上司には、抱負や意気込みを述べたり、趣味を伝えて親しみやすさを込めたりすると好印象です。

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社内での異動挨拶

異動の挨拶をする女性

社内での異動の挨拶では、元の部署と異動先の両方に挨拶しなければなりません。元の部署での挨拶では、これまで担当していた業務の後任者を伝え、引き継ぎをスムーズに進行させる目的があります。異動先での挨拶では、異動日をあらかじめ伝えておくことで、円滑に顔を合わせることができ、相手側にとっても歓迎の機会が作りやすくなるでしょう。

挨拶の方法としては、スピーチ・電話・メールの3種類があります。ここでは、社内向けの挨拶のマナーや例文について、種類別に紹介します。

スピーチのポイント・例文

全体集会のスピーチでは、何日付でどこに異動するのかを伝えたうえで、これまでのお礼と新しい部署での意気込みを軽く添えます。必要以上に長くならないよう、1~2分程度で内容を簡潔にまとめることを意識しましょう。締めの言葉は、感謝の言葉もしくは今後の意気込みを入れ込みます。

全体集会でのスピーチの例文

皆様、おはようございます。この場をお借りして、ご挨拶させていただきます。
この度、○○月○○日付で○○部から○○部へ異動することとなりました○○(氏名)と申します。

○○年に入社をし、○○部で○○(営業や経理、事務など具体的な内容)の業務を担当しておりました。
○○部で得た経験や教訓を活かし、○○部の業務に邁進してまいります。

○○部(異動先の部署)では、改めて挨拶をさせていただきます。○○部(元の部署)の皆様には大変お世話になりました。これまでと同様、何卒よろしくお願いいたします。

全体集会では、異動先・異動元の両方について軽く触れ、誰が聞いても分かるような内容でスピーチしましょう。内容をしっかり覚えて、明るく話すことが大切です。

異動元でのスピーチでは、2~3分程度でまとめることが望ましいとされています。これまで得た教訓や学び・印象に残ったエピソードなどを交えて、感謝の気持ちを伝えましょう。ここでは、必ず後任者を紹介する内容を入れ込み、今後の対応について触れるようにしてください。

異動元でのスピーチの例文

○○(氏名)です。この場をお借りして、ご挨拶させていただきます。
この度、○○月○○日付で○○部へ異動することになりました。

皆さんと○○部で仕事をご一緒でき、○○を学ぶことができました。新しい部署でも、ここで得た経験と教訓を糧に精進してまいります。

これまでの業務は○○(後任者の氏名)に引き継ぐことになりましたので、何かありましたら○○(後任者の氏名)にお伝えくださいますよう、よろしくお願いいたします。

また会議の場やオフィスなどで顔を合わせる機会があると思いますが、これまでと同様、どうぞよろしくお願いいたします。

○○年間大変お世話になりました。本当にありがとうございました。

異動元でのスピーチの注意点は、悲観的な言動をしないことです。異動を悲しむ気持ちがあるとしても、できる限り悲観的なスピーチは避けましょう。悲しいお別れとならないよう、異動を前向きにとらえている姿勢を見せ、これまで以上に頑張るという旨を入れ込みます。

また、感謝の気持ちに加えて「顔を合わせる機会があると思いますが」など、今後の関わりについて触れることで、異動後も良好な関係を保ちやすくなります。

異動先でのスピーチは、全体集会と同様に1~2分程度で簡潔にまとめることが一般的です。自己紹介を兼ねて、今後の意気込みや抱負を入れ込みましょう。第一印象が決まる大切なスピーチであるため、笑顔で明るく話すことを心がけてください。

異動先でのスピーチの例文

本日より○○部へ配属となりました、○○(氏名)と申します。
○○年に入社をし、○○部にて○○(営業や経理、事務など具体的な内容)の業務を担当しておりました。こちらでは、○○の業務を担当させていただく予定です。

私は人と話すことが好きなため、皆様と積極的にコミュニケーションを取れることを楽しみにしております。
(趣味や特技、アピールポイントの紹介)

初めのうちは、ご迷惑をおかけすることもあるかと思いますが、○○部での経験を活かし、1日でも早く皆様のお力になれるように精進してまいりますので、ご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願いいたします。

異動先でのスピーチでは、初対面の社員がいることもあります。はじめに入社した年や出身地などの簡単な経歴を伝えましょう。自己紹介の際に趣味などを盛り込むことで、親しみやすい印象を与えることができます。

挨拶の電話を入れる際のマナー・例文

これからお世話になる上司に対して、事前に挨拶しておきましょう。ビジネスでは、電話相手に時間を取らせすぎないことが基本となります。電話が長々と続かないよう、簡潔に話をまとめておくことが得策です。また、一方的に喋ることのないよう、会話のラリーを意識してください。

異動先に電話で挨拶する際の例文

○○(役職名や相手の名前)さんでしょうか。
お疲れ様です。○○部の○○(氏名)です。突然のご報告となりますが、○○月○○日をもって○○部から異動となり、○○部へ所属することになりました。

本来であれば、直接お会いしてご挨拶をしなければならないところですが、取り急ぎお電話でのご挨拶となってしまい失礼いたします。また後日、改めてご挨拶させていただきます。

○○部での仕事にいち早く慣れ、業務に精進してまいりますので、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いします。○○さんと一緒に働けることを楽しみにしております。

直接挨拶に出向けないこと、異動後に改めて挨拶することを伝えると好印象となります。「○○さんと一緒に働けることを楽しみにしております」など、印象の良い言葉を一言添えることもポイントです。

挨拶のメールを送る際のマナー・例文

ビジネスメールにおいて「件名」は、最初に目につく重要な要素です。メールで異動の挨拶を行う場合、必ず件名に異動の旨を記載しましょう。メールは、お互い顔の見えないコミュニケーションとなるため、言葉選びや書き方には十分気を配るようにしてください。

異動先にメールで挨拶をする際の例文

件名:異動のご挨拶

○○部各位

お疲れ様です。
この度、異動により、○○月○○日付で○○部から○○部に着任いたします○○(氏名)と申します。何卒よろしくお願いいたします。

○○部での仕事にいち早く慣れ、業務に邁進してまいります。至らない点も多々あるかと思いますが、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いします。

緊急の連絡先は下記のとおりとなりますため、着任前にご用件などございましたら、ご連絡ください。皆様とご一緒に働ける日を楽しみにしております。

-------
部署、氏名
電話番号
メールアドレス
-------

「皆様とご一緒に働ける日を楽しみにしております」「これから貢献していきたい」などの意欲を見せる内容は、異動先にとって好印象です。

なお上記は、異動先の部署全員に送信するメールとなります。これから直接お世話になる新しい上司には「各位」を付けず、意気込みや抱負とともに個人的な挨拶メールを送ることがベストです。

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社外への異動挨拶

メールで社外に異動の挨拶をする女性

異動することによって、取引先の担当者が変わります。そのため、お世話になっている取引先のお客様にも、しっかりと挨拶しておきましょう。自分が異動することによって、今後の取引について先方を不安にさせないことが大切です。直接出向いて挨拶したいところですが、どうしても難しいという場合は電話もしくはメールで挨拶してください。

ここでは、社外の人に挨拶の電話をかけたり、メールを送ったりする際のマナーや例文を紹介します。

挨拶の電話を入れる際のマナー・例文

取引先のお客様に挨拶の電話を入れる際は、電話相手に時間を取らせすぎないようにしましょう。電話が長々と続かないよう、簡潔にまとめることが大切です。また、一方的に喋ることのないように、会話のラリーを意識してください。

電話での挨拶の例文

いつもお世話になっております。
○○株式会社の○○(氏名)でございます。

私ごとで大変恐縮ですが、○○月○○日付で○○部から○○部へ異動することとなりました。
本来であれば、直接お会いしてご挨拶をしなければならないところですが、取り急ぎお電話でのご挨拶になってしまい失礼いたします。

着任以降、○○様には大変お世話になりました。本当にありがとうございました。
なお、後任は○○が担当させていただきます。本人からは改めて連絡をさせていただきます。

担当者の交代で貴社にご不便・ご迷惑をおかけしないよう、万全の引き継ぎを行う所存でございます。何かと至らぬ点も多いと存じますが、お引き立てを賜わりますようお願い申し上げます。

これまでのお礼と、後任者について紹介します。「後任者は○○が得意であり」など、後任者を立てる内容を入れ込むことによって、担当者が変わることによる、先方の不安を払拭することができます。

挨拶のメールを送る際のマナー・例文

社外への挨拶メールでは、必ず件名に異動の旨を記載します。担当者が変更する旨・担当者の連絡先アドレスは重要な項目であるため、忘れずに伝えてください。

メールでの挨拶の例文

件名:異動のご挨拶と御礼

株式会社○○ ○○部 ○○様

いつもお世話になっております。株式会社○○の○○(氏名)でございます。

私事ではありますが、○○月○○日付で○○部へ異動することとなりました。
本来であれば、直接ご挨拶に伺うべきところではございますが、メールによるご挨拶となりましたことをお詫び申し上げます。

後任は○○(後任者の氏名)が担当させていただきます。今までと変わらぬご愛顧のほど、何卒よろしくお願いいたします。

-------
後任者の氏名
後任者の電話番号
後任者のメールアドレス
-------

○○月○○日以降の業務に関するご連絡は○○(後任者の氏名)までお願いいたします。改めまして、後任の○○からご連絡させていただきますので、引き続きご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

私の新しい連絡先は下記のとおりです。今度とも何卒よろしくお願いいたします。

-------
新しい部署名
電話番号
アドレス
-------

電話と同様に、後任者を紹介する際は「後任者は○○が得意であり」など、後任者を立てる内容を入れ込むことで、担当者が変わることによる不安を払拭することができます。

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異動の挨拶状(手紙・はがき)のマナーと例文

人事異動が決定した後は、お世話になった相手に感謝の気持ちを述べるとともに、部署を異動したことを知らせる挨拶状を出すことが慣例とされています。挨拶状では「異動になった月日・新任地・これまでのお礼・抱負や意気込み・今後の変わらぬお付き合いのお願い・新しい住所・氏名」を記載することが一般的です。

異動の挨拶状の例文

拝啓 ○○(時候)の候、○○様におかれましては、ますますご健勝のことと心よりお慶び申し上げます。

さて、私事で恐縮でございますが、この度○○月○○日をもちまして、○○部勤務を命じられ、過日着任いたしました。○○部在籍中は、公私ともに格別のご指導ご厚情を賜り心より厚くお礼申し上げます。新任地におきましては初心にかえり決意を新たに誠心努力いたす所存でございますので、今後とも変わらぬご指導ご鞭撻の程、よろしくお願い申し上げます。

略儀ながらお手紙にて、お礼かたがたご挨拶申し上げます。 敬具

令和○○年○○月○○日
住所・郵便番号
電話番号
氏名

挨拶状では「頭語・結語」と呼ばれる単語を最初と最後に入れます。頭語と結語は、「拝啓・敬具」のように、必ず決まったペアで用いられる言葉です。また、時候の挨拶は、季節によって異なります。挨拶状の冒頭に必ず入れるものであるため、インターネットや本を参考にしてみてください。

まとめ

異動は、お世話になった人たちとの別れとともに、新しい人間関係を築ける機会です。異動が決まった場合は、お世話になった上司・同僚・取引先・新しい部署にしっかりと挨拶しましょう。

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ナースぷらす編集部

プロフィール

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医療・看護の業界最新ニュースや看護師さん向けのイベントレポート記事の発信をしています!
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