効率のいいファイリング方法とは

書類があちこちに散らばってしまっている場合、やってしまいがちなのは雑然とした見た目をよくするため、収納目的でとりあえずファイリングすることです。しかし、すでに不要なものまでファイリングしても、一時的に収納しているにすぎません。明らかに不要だと思われる書類は思い切って捨てることが大切です。

上記は、不要な書類の目安です。内容に目を通して、残す書類・捨てる書類に分別してみましょう。

大きめのものや頑丈なつくりのものは持ち運びには不便ですので、ファイルを選ぶ際は十分に用途を考えましょう。よく使用する資料はA4が多いので、同程度のサイズのクリアファイルが便利です。
また、提出期限があるものや早急な処理が必要な書類、あるいは緊急ではないがいずれ処理する書類を管理する場合、3つのファイルに分けるのがオススメです。

ファイルは「大至急」(処理を急ぐもの)、「やや至急」、「普通」などのように緊急・重要度に分けて書類を収納します。優先順位別に「赤」「黄」「緑」など、それぞれ違った色のファイルを使用するのもひとつの方法です。「大至急」に該当する書類のなかでもさらに緊急度の高いものには付箋を活用し、「1」「2」「3」と優先順位をつけるといいでしょう。ファイルの表紙に付箋で資料のタイトルを貼ると見やすくなります。

書類を単に保管するだけの場合は、インデックスシールなどを活用し、書類名などを記載しておくと後から探しやすくなります。使用頻度は少ないけれど、捨ててはならない書類は専用の置き箱を作り、その中にファイリングした書類を入れておくといいでしょう。 書類をためたまま放置しておくと、知らぬ間にストレスも蓄積していきます。いざという時に困らないように、日頃から書類整理を心がけられるといいですね。